Contact with authorities
Request for an explanation of an official decision
When records are “missing” or withheld: ask how the search was made and on what legal basis.
Replace everything in square brackets with your details and delete what does not apply. Copy the text or download it as an email, PDF or Word file. The template is guidance, not legal advice.
TemplateRequest for an explanation of an official decision
Requesting public records
Ämne: Begäran om förklaring till tjänstemannabeslut [diarienummer] Hej, Jag har mottagit beslut/besked den [datum] om att handlingarna inte lämnas ut eller inte finns. Jag begär en skriftlig förklaring som anger: 1. Vilka sökningar som gjorts (system, period, sökord/ärendenummer) 2. Vilka handlingar som identifierats men inte lämnats ut, och med vilket lagstöd 3. Om mötesanteckningar, mejl eller underlag borde ha upprättats men saknas 4. Vem som fattat beslutet och hur jag överklagar Vänliga hälsningar, [Namn]